Viimeisin päivitys: Yleiskokous 2.4.2022.
1§ Yhdistyksen nimi on Elävä Keskiaika ja kotipaikka Helsinki.
2§ Yhdistyksen tarkoituksena on edistää Euroopan ja Arabian vuosien 1000 – 1400 välisen ajan harrastusta ja tuntemusta. Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys harjoittaa tiedotus- ja julkaisutoimintaa sekä järjestää opetus- ja harrastustilaisuuksia.
Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi ottaa vastaan lahjoituksia ja testamentteja, omistaa toimintaansa varten tarpeellista kiinteää ja irtainta omaisuutta sekä toimeenpanna arpajaisia ja rahankeräyksiä hankittuaan siihen asianmukaisen luvan.
3§ Yhdistyksen jäsenet hyväksyy hallitus. Jäsenilta voidaan kerätä jäsenmaksua, jonka suuruuden päättää yhdistyksen kokous.
Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla eroamisestaan suullisesti yhdistyksen kokouksessa.
Hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos jäsen on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta tai on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä tai ei enää täytä laissa mainittuja jäsenyyden ehtoja.
4§ Yhdistyksen toimintaa johtaa, sen talouden hoidosta ja omaisuudesta huolehtii yleiskokouksen valitsema hallitus, joka myös on yhdistyksen laillinen edustaja.
Hallitukseen kuuluu puheenjohtaja sekä 4-10 muuta jäsentä. Hallitus valitsee rahastonhoitajan sekä nimeää sihteerin ja muut tarvittavat toimihenkilöt.
Hallituksen jäsenet valitaan kahdeksi vuodeksi kerrallaan siten, että vuosittain puolet ovat erovuorossa. Ensimmäisellä kerralla puolet valitaan vuodeksi ja puolet kahdeksi vuodeksi.
Jos puheenjohtaja eroaa kesken kauden, varapuheenjohtaja jatkaa puheenjohtajana seuraavaan yleiskokoukseen asti, ja hallitus valitsee keskuudestaan uuden varapuheenjohtajan. Jos varapuheenjohtaja eroaa, hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan seuraavaan yleiskokoukseen asti. Seuraava yleiskokous tekee tarvittavat henkilövalinnat.
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan, tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan, kutsusta kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun joku hallituksen jäsenistä sitä vaatii.
Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna, on läsnä.
Hallituksen kokouksissa päätetään kaikki asiat yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni. Jos yksikin hallituksen jäsen sitä vaatii, on äänestys toimitettava suljetuin lipuin. Jos äänet tällöin menevät tasan, ratkaisee arpa.
Yhdistyksen jäsenillä on oikeus tutustua hallituksen kokouspöytäkirjoihin. Poikkeuksena, jos käsitelty asia vaatii salassapitoa, voidaan ko. kohta poistaa julkisesta pöytäkirjasta.
5§ Yhdistyksen nimen kirjoittavat puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja yhdessä tai jompikumpi yhdessä muun hallituksen jäsenen kanssa. Hallitus voi määrätä henkilön kirjoittamaan yksin yhdistyksen nimen.
6§ Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen on annettava toiminnantarkastajille/tilintarkastajille vähintään kuukautta ennen vuosikokousta.
Toiminnantarkastajien/tilintarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa hallitukselle viimeistään kahta viikkoa ennen vuosikokousta.
7§ Yhdistyksen kokoukset kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu on toimitettava viimeistään seitsemän päivää ennen kokousta joko lähettämällä se kirjallisena kullekin jäsenelle tai julkaisemalla se yhdistyksen voimassaolevassa virallisessa jäsenistön tiedotuskanavassa, kuten sähköpostilistalla. Sen lisäksi kutsu mieluusti julkaistaan myös jäsenistön käyttämässä sosiaalisessa mediassa.
Yhdistyksen kokoukset on mahdollista pitää läsnäkokouksina, etäkokouksina internetin kautta tai näiden kahden yhdistelmänä.
8§ Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä tammi-huhtikuun aikana. Ylimääräinen kokous pidetään, mikäli yhdistyksen kokous niin päättää, hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai vähintään yksi kymmenesosa äänioikeutetuista jäsenistä sitä kirjallisesti vaatii.
Yhdistyksen kokouksessa on jokaisella viisitoista vuotta täyttäneellä jäsenellä äänioikeus ja yksi ääni. Jäsenmaksunsa maksamisen kuudeksi kuukaudeksi laiminlyönyt ei voi käyttää äänioikeuttaan yhdistyksen kokouksessa.
Yhdistyksen jäsen voi käyttää äänioikeuttaan valtakirjalla. Yhdistyksen jäsen voi toimia vain kolmen (3) jäsenen asiamiehenä.
Yhdistyksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan kannattama mielipide, vaaleissa kuitenkin arpa.
9§ Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. Kokouksen avaaminen
2. Kokouksen puheenjohtajan, sihteerin, kahden pöytäkirjantarkastajan ja kahden ääntenlaskijan valinta
3. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
4. Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen
5. Tilinpäätöksen, vuosikertomuksen ja toiminnantarkastajan lausunnon esittäminen
6. Tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntämisestä päättäminen
7. Toimintasuunnitelman ja talousarvion vahvistaminen ja jäsenmaksun suuruudesta päättäminen
8. Hallituksen puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan ja muiden jäsenten valitseminen
9. Yhden toiminnantarkastajan/tilitarkastajan ja yhden varatoiminnantarkastajan/varatilitarkastajan valitseminen alkavalle tilikaudelle
10. Muut kokouskutsussa mainitut asiat. Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian vuosikokouksen käsiteltäväksi, hänen on ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
10§ Päätös sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.
Päätös yhdistyksen purkamisesta on vahvistettava kolmen neljäsosan enemmistöllä annetuista äänistä seuraavassa yhdistyksen kokouksessa, joka pidetään aikaisintaan kuukauden kuluttua siitä kokouksesta, jossa päätös tehtiin.
Yhdistyksen purkautuessa sen varat käytetään yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisen vahvistavan kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi varat käytetään samaan tarkoitukseen.
11§ Sen lisäksi, mitä näissä säännöissä on määrätty, noudatetaan voimassaolevia yhdistyslain määräyksiä.
