Mitään tapahtumaa ei saa mainostaa Elävä Keskiaika ry:n nimellä ellei sitä ole virallistettu seuran tapahtumaksi.
Kuinka siis EKn tapahtumia järjestetään? Tässä virallista puolta. Käytännön järjestelyt ovatkin sitten eri asia ;)
1) Hae pukutapahtumaa järjestettäväksesi, varaa tapahtuma-aika
Tekeekö mielesi järjestää tapahtuma? Sähköpostilistallamme julistetaan tapahtumia hakuun, mikäli tapahtuman edelliset järjestäjät eivät ole halukkaita järjestämään tapahtumaa. Tapahtuman edellinen järjestäjä voi myös itse kysellä tapahtumalle uutta järjestäjää.
Ilmoita hallitukselle rohkeasti halustasi tarttua toimeen! Yleensä ensimmäinen ilmoittautunut saa tapahtuman järjestettäväkseen. Toki tapahtuman "keksijällä" tai vakiintuneella järjestäjällä on etuoikeus tapahtuman järjestämiseen.
Pääjuhlat ovat Walon Juhla (kevätpäiväntasauksen tienoilla), Kesän Juhla tai muu kesätapahtuma, Tulijuhla (syyspäivän tasauksen tienoilla) ja Kaamoksenkarkoitus (tammikuun tokan tai kolmanen viikonlopun tienoilla). Lisäksi järjestämme Konventteja (seuran koulutusviikonloppuja) ja yhteisleirin Lujakalliossa (viikolla 29). Ajoittain elävöitämme myös jotain spesifistä aikakautta, tällaisiin juhliin lukeutuu esimerkiksi Viikinkipidot (talvisaikaan). Ja pyhäinpäivän tienoilla Auran kylän Kekri on viihdyttänyt kansaa. Mahdollista toki on järjestää muitakin tapahtumia, joille voit itse keksiä nimen ja aiheen.
Kahta seuran tapahtumaa ei järjestetä päällekkäin. Voit siis varata jonkun viikonlopun seuran kalenterista tapahtumallesi, vaikka budjetti ja muut detaljiit eivät olisikaan valmiit. Kohdan 2 voit tehdä myöhemmin, lähempänä tapahtuman ajankohtaa.
2) Virallista tapahtuma seuran tapahtumaksi
Tässä hiukan kopioituna seuran päätöksistä:
"Seuran nimissä tehtyjen tapahtumien byrokratia: Tapahtuma hyväksytetään hallituksella joka myöntää luvan järjestää seuran nimeä käyttävän tapahtuman. Mukana budjetti, tapahtumapaikka, tapahtuma-aika, paikan yhteystiedot, pää-autokraatti ja apu-autokraatti yhteystietoineen, ajanmukaisuusvastaava. Tapahtuman jälkeen osallistujalista, tapahtuman tilitys, mahdolliset annetut varoitukset. Hallituksella oikeus puuttua tapahtuman periodisuuteen."
Järjestämäsi tapahtuma on Elävä Keskiaika ry:n pukutapahtuma vain jos hyväksytät sen hallituksella. Tämä tapahtuu niin, että otat yhteyttä hallitukseen tai hallituksen puheenjohtajaan ja lähetät em. mainitut tiedot hallitukselle. Hallitus laskelmiesi pohjalta myöntää luvan tapahtumallesi. Katso tämän sivun loppuun, näet sieltä esimerkkibudjetin.
Seuran hallitus on juridisessa vastuussa seuran tapahtumista ja seura korvaa harkintansa mukaan tapahtuman mahdolliset tappiot. Tahallista tappiota tai haittaa ei toki saa järjestää, ja budjetin järjellisyyden varmistammekin etukäteis-budjetilla. Siksi nämä byrokratian koukerot. Muistathan, että mikäli et ole virallistanut tapahtumaa hallituksella, ei tapahtumaasi saa markkinoida Elävä Keskiaika ry:n nimellä eikä seura eikä sen hallitus ota siitä mitään vastuuta. Tapahtumaa ei myöskään siinä tapauksessa ole soveliasta sotkea seuran keskiaikamaailmaan millään tavalla.
Seuran viralliset tapahtumat noudattavat aina seuran sääntöjä ja pukutapahtumasääntöjä. Seuran virallinen pukutapahtuma ei näinollen siis voi olla järjestetty moottoritien vieressä olevaan tehdashalliin, sillä se ei täytä puitevaatimuksia. Myöskään tapahtumassa ei voida tarjoilla ruokaa muoviastioista eikä pitää sähkövaloja päällä, sillä se on sääntöjemme vastaista. Mutta emme me mahdottomia pukutapahtumiltamme vaadi - vain sen että tapahtumapaikka on riittävän keskiaikais-tunnelmallinen (mielellään puutalo tai kivitalo tai joku sellainen - ei siis mielellään rivi- tai kerrostaloasunto, tehdashalli, nykyaikainen koulurakennus tms.) ja että tapahtumasta on pyritty tekemään tunnelmaan sopiva.
3) Tilitä tapahtuma
Kaikki seuran virallisista tapahtumista ylijäävät rahat tilitetään aina seuralle lahjoituksena. Näin kukaan ei voi ottaa henkilökohtaista hyötyä järjestämällä tapahtumia.
Tapahtuman tilityksessä on mukana ostokuitit ja laskelmat tapahtumasta sekä loppusumma. Tapahtuman tilitys jätetään hallitukselle kun ylijääneet rahat on maksettu seuran tilille.
Tilitys on oltava hallituksella mielellään kuukauden sisällä tapahtuman jälkeen ja viimeistään tilikauden lopussa. Kaikki tapahtumat, jotka saapuvat pankkitilille ennen 31.12. kuuluvat tilikauteen. Sen jälkeiset kuuluvat seuraavaan tilikauteen riippumatta syistä.
Voiton puolella vai tappiolla?
Kenelläkään seuran jäsenella ei ole oikeutta järjestää tapahtumaa, joka ennalta tiettävästi tuottaa tappiota. Seuralla ei ole velvollisuutta korvata järjestäjälle koituneita tappioita, mikäli tapahtuma on puutteellisesti budjetoitu tai sille ei ole haettu seuran leimaa. On myös hyvä muistaa, että seuran nimenkirjoitusoikeus ei ole kenellä tahansa seuran jäsenellä, joten jos varaat useita tapahtumapaikkoja ja unohdat peruuttaa turhat, olet ensisijaisesti itse rahallisessa vastuussa asiasta.
Kun tapahtumaa haetaan järjestettäväksi hallitukselta, liitetään tapahtumahakuun arvioitu budjetti. Budjetin on oltava järjellinen ja sen on jäätävä tulokseltaan joko nollaan tai sen yläpuolelle. Tämä budjettipykälä koskee kaikkea toimintaa, jolle halutaan seuran leima.
Mikäli joku seuran tapahtumista tuottaa tahatonta tappiota järjestäjästä riippumattomista syistä, esimerkiksi niin että osa osallistujista jää tulematta ja jättää tapahtumamaksunsa maksamatta, korvaa seura tämän miinuksen tuhanteen markkaan eli noin 166 euroon asti. Järjestäjän on kuitenkin kaikin tavoin pyrittävä huolehtimaan siitä, että kaikki tapahtumaan ilmoittautuneet maksavat tapahtumamaksunsa, ilmestyvät sitten paikalle tai eivät. Myöskään viime hetken peruutuksista ei kannata antaa osallistumisrahoja takaisin, eihän se nyt tapahtuman vika (tai oikeuta tapahtuman budjettia kärsimään) ole jos joku yksittäinen harrastaja sairastuu edellisenä iltana.
Budjettiin mahdutettavia ylimääräisiä asioita
Hallituksen kokous 20.4.2004 Kappelin kahvilassa Helsingissä:
"SUOSITUS: Jos hankit seuralle tavaraa, teet sen omalla vastuulla. Ilmoita mieluiten asiasta etukäteen hallitukselle, sillä kaikkia hankittuja tavaroita ei välttämättä korvata, ja myös säilytystilat ovat rajalliset." Seuralla tulisi olla varaa tarvittaessa valmistuttaa esimerkiksi seuran lippuja, tabardeja, leirivastaavan vaatteita tai lautamiesviirejä.
Usein tapahtumien budjetista on ostettu "seuralle" jotain tarpeellista tavaraa. Jos olet ostoaikeissa, muista kuitenkin etukäteen varmistaa, että kyseiselle tavaralle löytyy jatkossa kuskaaja sekä säilytystila. Muista, että seuralla ei ole varastoa ja siksi kaiken irtaimen tavaran määrää kannattaa minimoida!
Informaatio, juhliin osallistujat ja osallistujalistojen julkaiseminen
Tapahtumista on tuotettava nettisivujamme varten informaatiot, joista ilmenee tapahtuman aika, paikka, hinta, ilmoittautumistavat ja -osoite sekä muut tärkeät tiedot, kuten majoitustilat, sauna, uimismahdollisuus jne. Ilmoittautujille on suotavaa antaa mahdollisuus ilmoittaa keittiölle mahdollisista allergioistaan.
Seuran juhliin saavat osallistua kaikki seuran jäsenet ja uudet kiinnostuneet, kunhan he varusteillaan ja toimillaan noudattavat pukutapahtumasääntöjämme. Kahdessa pukutapahtumassa saa käydä liittymättä jäseneksi, mutta sen jälkeen pitää jäsenyyttä hakea hallitukselta.
Tapahtuman järjestäjän kannattaa vastata heti jokaiseen ilmoittautumis-sähköpostiin ja kertoa ilmoittautuneelle, että onko hän mahtunut juhlaan, ja minkälainen majoitus siellä on oletettavissa.
Osallistujalistoja on myös ollut tapana julkaista seuran sähköpostilistoilla. Juhlan järjestäjä huomaathan, että seuran sähköpostilistoilla tai muualla internetissä ei ole soveliasta levitellä mihinkään tapahtumaan ilmoittautuneiden oikeita nimiä tai muita yhteystietoja. Osallistujalistat sähköpostilistallemme onkin sopivinta lähettää keskiaikaisten nimien listana, tai jos jollakulla ei ole keskiaikanimeä, niin sitten oikealla etunimellä ja sukunimen ekalla kirjaimella. Syy tähän toimintaan on sama kuin siihen, miksi seuran jäsenrekisteriä ei julkaista netissä: henkilötietojen suoja -laki eli yksinkertaisesti jokaisen henkilökohtainen oikeus olla päätymättä erilaisiin julkisiin listoihin.
Tapahtumia saa järjestää!
Kuka tahansa seuran jäsen voi järjestää tapahtuman (siis jos sen idea hyväksytään) ja olemmekin erittäin iloisia jos halukkuutta löytyy! Tapahtumien järjestäminen ei siis ole vain tiettyjen yksinoikeus (tai taakka). Innolla otamme vastaan ehdotuksia. Järjestämään vaan!
Ei kannata pelätä tapahtuman järjestämistä. Se vaatii järjestelmällisyyttä ja aikaa, mutta ei se niin hankalaa ole. Itsekin aloin järjestämään ensimmäistä tapahtumaani heti elämäni ensimmäisen keskiaikatapahtuman jälkeen. Ja hyvinhän se meni.
Kokeneet tapahtumien järjestäjät ja seuran hallitus neuvovat mielellään. Rohkeasti vain tuumasta toimeen!
Näin jäämme odottelemaan lisää ihania tapahtumia
Kirjoitti Serafina
ladyserafina@hotmail.com
Tämä teksti on päivitetty elokuussa 2005 ja tarkistutettu seuran istuvalla hallituksella.
Liite: Esimerkkibudjetti 70 hengen tapahtumalle
Tulot:
- 50 henkilöä x 25 euroa (aikuisen osallistujan hinta)
- 5 henkilöä x 10 euroa (10-15 -vuotiaan hinta)
- 5 henkilöä x 5 euroa (5-10 -vuotiaan hinta)
- Alle 5-vuotiaat ilmaiseksi x 4 henkeä
- 1 tiskaaja ja 1 saunan lämmittäjä/tarjoilija/apumies puoleen hintaan 2 x 12,5 = 25 euroa
- Ilmais-osallistujat pääjärjestäjä, apujärjestäjä, kaksi kokkia
Tulot yhteensä 1350 euroa.
Menot:
- Tapahtumapaikan vuokra 500 euroa / viikonloppu
- Ruokaan 625 euroa (kattaa pe iltaruuan, la aamupalan, la päiväkeiton, la illan juhlaruokailun ja su aamupalan)
- Juomat eli simat, oluet ja mehut 70 euroa
- Ulkotulet, kynttilät, vessapaperit, jätesäkit, tiskiharjat ja -aineet 50 euroa
- Kokkien bensarahat tukkukäynti-juhlapaikka 20 euroa
- Tapahtuman järjestäjän bensarahat 20 euroa
- Kilpailujen palkinnot (taidekilpailu, jousiammuntakilpailu, laulukilpailu) yht. 15 euroa (vaatii kirppiksellä käynnin tai edullisia löytöjä)
Menot yhteensä 1300 euroa.
Joustovaraa 50 euroa. (Huom! Tämän laskelman joustovara on hyvin pieni, sillä jo kaksi viime hetken peruutusta kaataa budjetin. Suosittelen suurempaa joustovaraa.)
Tapahtuman budjetista erotetaan siivouspantti 2 euroa per nenä, joka maksetaan paikan päällä käteisellä ja jaetaan siivoamaan jääneiden kesken.
Kuten huomaat, budjettiin ei vielä kuulu tapahtumapaikalla etukäteen käyntiä, puhelukustannuksia tai mitään muutakaan sellaista. Huomioi myös, että mikäli tapahtumaan osallistuu suhteessa enemmän lapsia, putoaa budjetti huomattavasti jokaisen lapsen myötä. Huomaa myös, että tapahtumasi ei välttämättä tule täyteen: budjetoi siis tuloja varovaisella kädellä!
Huomaathan, että osallistumismaksua pitää nostaa tai menoja karsia mikäli vuokra on korkeampi - ja alle 500 euron 70 hengen paikkoja on erittäin vaikea löytää... Eikun etsimään. :)
