Elävä Keskiaika ry:n päätöksiä:

 

Perustavassa kokouksessa 23.1.1999:

Seuran säännöt

 

Kokouksessa 25.2.1999:

Mestarit ovat henkilöitä jotka kukin valvovat että oman alueensa periodisuutta noudatetaan

Pukutapahtumien keskiaikaisuuden säännöt hyväksyttiin

Heraldiikkasäännöt hyväksyttiin

 

Kokouksessa 25.3.1999:

Kuningaskunnan nimeksi päätettiin Louhenkajo

 

Kokouksessa 13.5.1999:

Kiltti on period kunnes toisin todistetaan.

 

Kokouksessa 12.8.1999:

Feast tapahtumasta ylijääneet rahat tilitetään seuralle.

 

Kokouksessa 9.9.1999:

Valtakunnan rakenne.

Killat

Virkailija voi olla virassaan enintään kaksi kautta peränjälkeen. (virkakausi on 1 vuosi)

 

Kokouksessa 9.12.1999:

Virkailijat vaihtuvat kahdessa osassa, puolet Vuosikokouksessa ja puolet syyskuussa.

 

Kokouksessa 3.2.2000:

Heraldiikkasääntöjen tulkinta:
* Seurasta eronneiden vaakunat jäävät rekisteriimme mikäli he niin haluavat.
* Societas Sylvestersille annetaan erityislupa rekisteröidä vaakunansa rekisteriimme jos ja kun virallinen yhteistyömme heidän kanssaan alkaa.
* Heraldiikkasääntöihin lisättiin kohta, joka käsittelee poikkeustapakset vaakunarekisteröinnissä. Niistä päättää hallitus ja airutkollegio yhdessä.

Seuran ulkopuolelle menevää seuran nimissä tehtävää julkaisutoimintaa valvoo hallitus. Lentolehtiset, julisteet tai muut sellaiset on tarkistutettava hallituksella

 

Kokouksessa 6.4.2000:

Päätettiin, että seurassa voi olla lääniäkin pienempi alue; kylä. Kylä on alle 10 hengen porukka, johon kuuluu kylänvanhin (virallinen virka).

Seuran virallisiksi viroiksi määriteltiin
Puheenjohtaja
Varapuheenjohtaja
Taloudenhoitaja
Jäsenvastaava
Kronikoitsija / tiedottaja
Lääninherra
Priori
Kylänvanhin
Airut
Kaartin kapteeni/järjestysmies
Taisteluvastaava
Esinemestari
Asemestari
Pukumestari
Musiikkimestari

 

Kokouksessa 20.4.2000:

Löytötavaroita säilytetään yhden vuoden ajan (paitsi mitään joka voisi pilaantua taikka haihtua ;) ). Sitten ne voidaan ottaa seuran käyttöön taikka myydä jollekin seuralaiselle, jolloin seura saa rahat. Niistä ilmoitetaan seuran postituslistalla ja tapahtumanjärjestäjä paketoi ne sen jälkeen ja toimittaa ne seuran puheenjohtajalle, joka hoitaa tavaroiden säilytyksen.

Hallitusten kokouksissa ei saa päättää sellaisista asioista, joista ei ole mainittu kokouskutsussa.

Lippuja ja viirejä saavat käyttää kaikki seuralaiset. Ainoat rajoitteet tulevat sitten airuiden ja esinemestarin puolelta.

 

Kokouksessa 29.6.2000:

Alaikäiset tapahtumissa:
- Alle 16-vuotiaalla on oltava tapahtumissa holhooja mukanaan taikka tehtävään halukas täysi-ikäinen holhoojan nimeämä/hyväksymä vastuuhenkilö (joka toimii siis tapahtumassa nuoren holhoojana).
- Yli 16 alle 18 vuotiaalla on oltava holhoojaltaan kirjallinen lupalappu, suostumus siihen että nuori osallistuu tapahtumaan. Teimme päätöksen koska emme voi ottaa seuralle vastuuta jos alaikäinen, joka lain mukaan ei ole juridisessa vastuussa itsestään, tekee tapahtumassamme jotakin sopimatonta.

Kotieläimet tapahtumissa, päädyimme seuraavaan ohjeistukseen:
- Eläimien tuomista tapahtumiin vältettäköön (meillä kuitenkin on jäseninä erittäin allergisia ihmisiä).
- Suosittelemme että eläin (esim. Koira) pestään ennen keskiaikatapahtumaan tuomista (näin allergeenit vähenevät lähes 80 %).
- Eläimen voi tuoda keskiaikatapahtumaan vain jos niille on järjestettävissä erillinen majoitustila (esim. Vapaaehtoisten ei-allergisten ihmisten kanssa). Tapahtuman järjestäjä ilmoittaa tapahtumakutsussaan jos tämä on mahdollista.
- Eläimen omistaja on vastuussa lemmikistään ja siitä, ettei se pääse juoksentelemaan ympäriinsä. Eläimet täytyy myöskin heti tapahtumaan tullessa viedä omalle alueelleen.
- Eläimet eivät pääse mihinkään yleisiin tiloihin (esim. Juhlatilaan)
- Eläinten kulku täytyy myöskin olla rajoitettu niin, ettei ulkonakaan allerginen joudu olemaan eläimen välittömässä läheisyydessä. Koirat yms. siis kiinni ja niille varatulle alueelle koko tapahtuman ajaksi!
- Vaatteet suositellaan tuuletettavan ennen yleiseen tilaan tuloa jos olet ollut kontaktissa eläimen kanssa. Käyttäkää ihmiset harkintaa, eläinpöly kulkeutuu myöskin ihmisen mukana!
- Kaikkien paikallaolijoiden suostumuksella kuitenkin eläin voi olla vapaana.
Ymmärtämystä ihmiset, toisille allergia on ihan oikea terveysriski! Ja eläimille allerginen ihminen saa kohtauksen eläinpölystä, ei pelkästään karvoista.

 

Kokouksessa 3.8.2000:

Seuran nimissä tehtyjen tapahtumien byrokratia: 

Tapahtuma hyväksytetään hallituksella joka myöntää luvan järjestää seuran nimeä käyttävän tapahtuman. Mukana budjetti, tapahtumapaikka, tapahtuma-aika, paikan yhteystiedot, pää-autokraatti ja apu-autokraatti yhteystietoineen, ajanmukaisuusvastaava. Tapahtuman jälkeen osallistujalista, tapahtuman tilitys, mahdolliset annetut varoitukset.

Hallituksella oikeus puuttua tapahtuman periodisuuteen.

Epäperiodisti käyttäytyvälle henkilölle annetaan huomautus. Jos asia ei korjaannu, annetaan varoitus. Samasta asiasta annetaan kolme varoitusta jonka jälkeen henkilö poistetaan tapahtumasta. Kahdesta tapahtumasta kolmen vuoden aikana poistettu henkilö menettää jäsenyytensä seurassa.

Hallituksen puheenjohtajan paikka vaihtuu pakosta henkilöltä toiselle viimeistään kahden kauden jälkeen. Hallituksen jäsenenä voi kuitenkin olla niin monta kautta kuin sinut siihen äänestetään.

 

Kokouksessa 6.11.2000:

Seuran viralliselle ilmoituslistalle voivat lähettää tiedonantoja ainoastaan hallitus, virkailijat ja muut mahdolliset joille lupa myönnetään.

Seuran nimi lyhennetään EK tai EK ry

Seura keskiaikapuoli muuttuu paronikunnaksi maaliskuussa 2001

 

Kokouksessa 14.12.2000:

Tapahtumien järjestämisen byrokratiaa:
- Jokaiseen pukutapahtumaan on haettava hallitukselta tapahtumanpitolupa.
- Kaikkiin sellaisiin tapahtumiin, mista kerätään pääsymaksua, on anottava hallitukselta lupa (sillä seura takaa kuluja).
- Tapahtumasta on ensin ilmoitettava paikallisille period -puolen hallitsijoille ja sitten haetaan lupaa hallitukselta.
- Tapahtumalupaa ei tarvitse hakea omissa nimissä järjestettyyn kurssiin tms (esim. Kaarlen tikarinviilauskurssi). Tälloin kurssi ei siis kanna Elävä Keskiaika ry:n nimeä.
- Killoilla on kestolupa järjestää kurssituksia seuran nimissa.

Alueiden hallinnollinen byrokratia:
Todettiin, että hallituksen hyväksymät alueiden hallitsijat ovat paikallisia Elävä Keskiaika ry:n virallisia edustajia.

Aseelliset taistelulajit:
Metallitaistelu/sparraustaistelu, K-18
Rottinkitaistelu, K-16 ja holhoojan kirjallinen suostumus.
Lateksitaistelu, ei ikärajaa.
Latekseilla voidaan taistella vain pukutapahtumiemme tapahtuma-alueen ulkopuolella pukutapahtuman aikana eikä latekseja saa näkya missään tapahtuma-alueella missään vaiheessa tapahtuman aikana. Lapset mukana holhoojan valvonnan alla. Aina taistellaan omalla vastuulla! Humalassa ei saa millään aseistuksella taistella.

Nukkumiseen tarkoitettu kiinteästi naamioitu ilmapatja (ei rantapatja) josta ei kuulu minkäänlaista ilmapatjamaista äänta, sallittiin. Ilmapatjan käyttoa ei suositella muuten kuin raskauttavista terveydellisistä syistä (esim. selkävika)! Naamioitu ilmapatja ei saa näyttää ensikatsomalta ilmapatjalta, vaan se tulee olla verhottu joka puolelta. Verhoillun ilmapatjan päälle on suositeltavaa pedata turkiksia, huopia tms. Ilmapatjaa ei saa puhaltaa tapahtuman aikana. Sellaisella nukkuvan on tultava tapahtumapaikalle ennen periodin (eli aikakautisuuden, so. ennalta määritellyn ajankohdan, jonka jälkeen eläydymme keskiaikaan) alkua, jotta saa sen piilotettua kunnolla valmiiksi. Ilmapatja tulee sijoittaa niin, ettei kukaan joudu kävelemään sen päälta (jolloin sen moderni luonne paljastuu).

Hallituksen kokous 10.11.2003 klo 19.00 Annankadun William K:ssa.

 

5. Seuran virallisista juhlista

Alettiin suunnitella juhlanjärjestäjien ohjeistuksen luomista seuran nettisivuille.
Ohjeisto hyväksytään seuraavassa hallituksen kokouksessa.
Ohjeiston luomista koordinoi Nina Kalugin.

Pohdittiin mm. seuraavaa:

Juhlien jaottelu juhlatyypin mukaan

1. "Isot viralliset juhlat" joita on 4 vuodessa (mm. Walon Juhla, Tulijuhla)

2. Alueelliset, eli kylien ja pitäjien jujlat (esim. Kekri)

3. Yksityisten järjestämät (esim. Viikinkipidot)

Päätettiin, että seuran virallisen juhlan leimoja ei enää anneta jälkikäteen, paitsi erittäin painavista syistä.

 

 

Elävä Keskiaika ry:n sääntömääräinen vuosikokous (yleiskokous)
lauantaina 8.3.2003 Myyrmäen käsityökeskuksessa Vantaalla.

 

10. Seuran aikakautisen hallinnon muutos

Viime yleiskokouksen määrittelemän työryhmän ehdotus valtarakenteesta todettiin tulleen yleiseen tietoisuuteen hyvissä ajoin ennen kokousta (tammikuussa 2003). Todettiin että sen suunnittelua on jatkettu seuran
byrokratialistalla.
Satu Salo esitteli ehdotuksen kokonaisuudessaan.
Päätettiin poistaa Pormestari-nimikkeen rinnalta Pormestarinna, ja kutsua myös naispuolisia Pormestareita Pormestareiksi.
Päätettiin myös tehdä sekä kylänvanhimpien että Pormestareiden kohdalla poikkeus, että jos virkailija on ollut virassaan 2 vuotta ja muita hakijoita virkaan ei ilmesty, voi virkailija halutessaan jatkaa virassaan.
Avoimiksi jäivät ylemmän aateliston arvomerkkien lopullinen muoto, ja ne tullaan päättämään sitten jossain vaiheessa ennenkuin seura nousee kuningaskunnaksi.
Kaikilta muilta osin valtarakenne hyväksyttiin.
Satu Salo korjaa uuden hallintorakenteen internettiin seuran sivuille ja se tullaan vielä tarkistuttamaan seuran hallituksella ettei sinne jää vahingossa virheitä.
Nykyisten alueiden tilannemuutos (esim. nimike lääni poistui käytöstä, ja meillä on jo yksi lääni) noteerattiin, ja sitä pyritään käsittelemään mahdollisimman pian hallituksen kokouksessa, alueen edustajien kanssa.

11. Viime yleiskokouksessa määritellyt sääntömuutokset

Viime yleiskokouksen määrittelemän työryhmän ehdotus seuran sääntömuutoksiin ja ala ry:iden sääntöihin hyväksyttiin yksimielisesti muuten, paitsi valtakirjojen kohdalta.
Avoimien valtakirjojen määrä rajattiin yhteen kappaleeseen per henkilö (eli kokoukseen tulevalla henkilöllä voi olla mukanaan yhden toisen henkilön lähettämä avoin valtakirja), spesifisten valtakirjojen määrää ei rajoitettu ja ne toimitetaan puheenjohtajalle (eli kokouksiin voi lähettää spesifisiä valtakirjoja joissa kerrotaan millä kannalla on jostain tai kustakin kokouksessa käsiteltävästä asiasta). Ala ry:iden säännöistä päätettiin poistaa kokonaan valtakirjat.
Maa-alue ja kaikki arvokas irtaimisto päätettiin pitää emoyhdistyksen eli Elävä Keskiaika ry:n omistuksessa. Ala ry:t nimetään *alueen* Elävä Keskiaika ry. Ala ry:itä päätettiin perustaa ensisijaisesti vain nk. pöytälaatikkoyhdistyksiksi, tukien ja toimitilojen saannin helpottamiseksi.
Keskusteltiin myös lapsijäsenten rekisteröimisestä seuran (kannatus)jäseniksi, mutta tästä asiasta ei tehty päätöstä koska sitä ei oltu alustettu kokouskutsussa eikä seuran sähköpostilistalla. Asia siirtyi seuraavaan kokoukseen, johon mennessä siitä on tehty alustus ja laillinen selvitys.
Jokke Kaksonen toimittaa säännöt seuran internetsivuille kun ne on hyväksytty Patentti- ja rekisterihallituksessa.

 

Kokouksessa 13.3.2004:

Virat asemestari, pukumestari, jousiammuntavastaava ja taisteluvastaava siirrettiin alan sinettikiltojen hoitoon. Päätettiin kuitenkin, että nämä sinettikillat valitsevat keskuudestaan henkilön, joka merkitään internetsivuillemme yhteyshenkilöksi kyseisestä alasta.

Virat esinemestari ja musiikkimestari lakkautettiin.

Airuen virka siirretiin airutkolleegion hoitoon niin että kolleegio keskenään jakaa tehtävän kuten parhaaksi katsoo. Päätettiin kuitenkin, että kolleegio valitsee keskuudestaan henkilön, joka merkitään internetsivuillemme yhteyshenkilöksi vaakuna-asioista. Haluttaessa tätä henkilöä voidaan edelleen kutsua pääairueksi.

Virat tiedottaja, jäsenvastaava ja kronikoitsija siirrettiin hallituksen hallinnoimiksi viroiksi. Tämä tarkoittaa sitä, että hallitus voi nimetä virkaan siihen halukkaan henkilön, ja hallitus valvoo että viran velvollisuudet toteutetaan. Eli esimerkiksi että tiedottajan virka tulee hoidettua, hoitaa sitä sitten kuka tahansa. Näitä virkoja eivät enää sido seuran virkailijalait, sama henkilö voi siis hoitaa tehtäväänsä yli 2 kautta. Jos taas henkilö jättää tehtävänsä hoitamatta (ja esimerkiksi katoaa kokonaan seuran toiminnasta), voi hallitus välittömästi nimetä tehtävään uuden hoitajan eikä meidän tarvitse odottaa vuosittaista yleiskokousta. Nämä tehtävät siirtyivät keväällä valittaviksi.
Kronikoitsijan tehtäväalueeseen lisättiin seuran historian arkistointi ja ylläpitäminen. Tämä uusi tehtävä tulee kronikoitsijalle syksystä lähtien, eli nykyinen kronikoitsija voi halutessaan joko jatkaa tehtävässään syksystä lähtien, tai jos kokee uuden lisähomman olevan liikaa, luopua tehtävästään.

Seuran jäsenrekisteriin tullaan merkitsemään kylät. Jos jollakulla ei ole merkittynä kylää, tullaan hänelle ehdottamaan asuinalueensa mukaista kylittämistä. Jos henkilö ei kieltäydy, hänet tullaan lisäämään asuinalueensa mukaisen kylän vahvuuteen. Halutessaan henkilö voi kuulua myös johonkin muuhun kuin asuinalueensa mukaiseen kylään, tai olla kylätön.

Kylittämisestä ei tehty varsinaisia päätöksiä, todettiin vain että olisi hienoa jos jokainen jäsen joko kuuluisi johonkin kylään tai sitten erikseen ilmoittaisi ettei halua kuulua yhtään mihinkään.