Heraldiikkasäännöt

1 Seuran ylläpitämään vaakunarekisteriin merkitään vaakunanselityksinä ylös vaakuna täydessä muodossa (koostuen kilvestä, kypärästä, lakipunoksesta sekä kypäränkoristeesta) Seuran jäsenillä on oikeus rekisteröidä 3 vaakunaa ja 5 kentätöntä tunnusta.

2 Vaakunat merkitään rekisteriin arkinimien mukaan, hakemuksien perusteella, hakemusten saapumisjärjestyksessä. Hakemuksesta tulee käydä ilmi tarpeelliset tiedot ja sen tulee sisältää vaakunan kuvallinen esitys.

3 Vaakunoiden tulee olla heraldisia, sisällöltään sellaisia, että ne olisivat voineet olla käytössä ennen vuotta 1400.Vaakunoiden tulee olla hyväntavan mukaisia.

4 Seura pitää vaakunarekisterin ohella yllä erillistä rekisteriä kentättömistä tunnuksista(engl.badge), jossa huomioidaan myös kypäränkoristeet.

5 Kaikilla seuran jäsenillä on oikeus käyttää vaakunaansa täydessä muodossa, vapaasti valiten kypärän muodon pata- ja pistokypärän välillä. Vaakunaa voidaan käyttää kaikilla tavoilla, joilla sitä on aikakaudella käytetty esim. lippuna, kilpenä, allekirjoituksena jne.Kypäränkoristetta voidaan käyttää kentättömänä tunnuksena milloin tarvetta ilmenee.

6 Vain aatelisilla on oikeus lisätä vaakunoihinsa arvokruunuja.

7 Seura ei rekisteröi kahta samanlaista tai liian samankaltaista vaakunaa tai tunnusta (kaksi selvää eroa) ilman aikaisemmin rekisteröidyn vaakunan / tunnuksen omistajan kirjallista lupaa. Seura ei kuitenkaan huomioi muiden vaakunarekisterien sisältöä, joten vaakunoita / tunnuksia ei suositella käytettävän seuran omien tapahtumien ulkopuolella(esim. SCA tapahtumissa).

8 Seura pidättää oikeuden käyttää rekisterissään olevia vaakunoita julkaisuissaan sekä järjestämissään tapahtumissa, sekä ilmoittaa vaakunan suunnittelijan nimen, kuten parhaaksi katsoo ei kuitenkaan koskaan ko.henkilönä esiintyen.

9 Seuran rekisterien hoidosta ja hakemusprosessista aiheutuvat kustannukset katetaan rekisteröinti maksuilla.

10 Seuran heraldista toimintaa valvoo/ hoitaa airutkollegio, joka vastaa rekisterien hoidosta, hakemusten käsittelystä heraldisten tunnusten käytön valvonnasta.Mikäli asiakas/ hakija ei jostain syystä ole tyytyväinen airutkollegion päätöksiin, tehdään valitus ensin seuran airuelle ja sen jälkeen johtokunnalle, joilla on velvollisuus tutkia asia ja ryhtyä asian vaatimiin toimenpiteisiin.[esimerkki.Airutkollegio kieltäytyy rekisteröimästä seuran rekisteriin seuraavaa kilpeä, sinisessä kentässä punaine reunus ja palkki, sillä perusteella että kilpi ei täytä heraldiselle tunnukselle asetettavia vaatimuksia(väri,värin päällä)se on myös hyvän tavan vastainen(mundaani liikennemerkki ei erityisesti edistä eläytymistä keskiaikaan).Hakija ei tyydy seuran airuen toteamukseen päätöksen oikeudellisuudesta ja valittaa johtokuntaan.Johtokunta ei ole erityisen pätevä asiantuntijaelin tässä asiassa, joten asianmukaisena toimenpiteenä voidaan pitää lausunnon tilaamista Suomen Heraldisen Seuran lausuntotoimikunnalta, luonnollisesti hakijan kustannuksella. Vuonna 2006 Suomen Heraldisen Seuran lausunto maksoi 35 euroa.